Warum Übungsauswertungen meist folgenlos bleiben.

Fast jede Übung im Bevölkerungsschutz endet mit einer Auswertung: Beobachterprotokolle, eine Nachbesprechung, manchmal ein Bericht mit Handlungsempfehlungen. Was fehlt, ist selten die Auswertung selbst – was fehlt, ist das, was danach passiert. In den Übungsberichten, die ich für meine Bachelorarbeit sichte, tauchen dieselben Empfehlungen über Jahre hinweg wieder auf. In den USA begegnet die FEMA genau diesem Problem seit Jahrzehnten mit einem verbindlichen Standard: dem Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP). Vier Lehren daraus zeigen, woran deutsche Übungsauswertungen häufig scheitern.

1. Beobachtung und Maßnahme werden vermischt

Ein typischer Satz in deutschen Übungsberichten lautet: „Die Kommunikation zwischen den Einheiten war unzureichend, hier sollte künftig ein einheitliches Funkkonzept eingeführt werden.“ Beobachtung und Lösung stehen in einem Satz – und genau das verhindert eine saubere Nachverfolgung. HSEEP trennt beide Elemente bewusst: Die „Observation Statement“ beschreibt ausschließlich das Problem oder die Lücke, ohne bereits eine Empfehlung vorwegzunehmen. Die Maßnahme wird separat als „Corrective Action“ im Improvement Plan dokumentiert. Nur getrennt lässt sich später sauber prüfen, ob die Ursache verstanden und die richtige Maßnahme gewählt wurde.

Praktisch: Beobachtungen im Bericht strikt ohne Lösungsvorschlag formulieren – nur Fakten und Auswirkung. Maßnahmen werden in einer eigenen Tabelle festgehalten, die erst im Anschluss an die Analyse der Beobachtungen entsteht, nicht während der Nachbesprechung im selben Atemzug.

2. Maßnahmen hängen an keiner Fähigkeit und an keiner Person

„Kommunikation verbessern“, „Material aufstocken“, „Führung stärken“ – solche Sätze stehen in vielen Berichten, aber selten mit einem Namen daneben. HSEEP verlangt für jede Corrective Action drei Angaben, bevor sie überhaupt als vollständig gilt: die betroffene Kernfähigkeit (Core Capability), auf die sich die Maßnahme bezieht, die konkrete Area for Improvement, aus der sie folgt, und eine verantwortliche Stelle. Ergänzt wird das um SMART-Kriterien – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert – damit aus einer Absicht eine überprüfbare Aufgabe wird.

Praktisch: Jede Maßnahme im Bericht bekommt drei Pflichtfelder: betroffene Fähigkeit, verantwortliche Person, SMART-formulierte Frist. Ein Bericht ohne ausgefüllte Maßnahmentabelle gilt nicht als abgeschlossen – erst die Zuweisung macht aus einer Beobachtung eine Aufgabe.

3. Es gibt keine Instanz, die Maßnahmen bis zur Erledigung verfolgt

Selbst wenn Verantwortliche benannt sind: Ohne eine Instanz, die regelmäßig nachfragt, was aus einer Maßnahme geworden ist, verpufft der Impuls der Übung. HSEEP behandelt Improvement Plans deshalb ausdrücklich als lebende Dokumente – Corrective Actions werden kontinuierlich verfolgt und bis zur Erledigung getrackt, nicht nur einmalig im Bericht vermerkt. Das Nachhalten ist ein eigener, dauerhafter Programmbestandteil und keine einmalige Fleißaufgabe nach der Übung.

Praktisch: Eine einfache Liste oder ein Tool führen, in dem jede Maßnahme einen Status trägt (offen, in Arbeit, erledigt) und das bei jeder Dienst- oder Vorstandsbesprechung durchgegangen wird. Die nächste Übung wird erst geplant, wenn der Stand der offenen Maßnahmen aus der letzten geprüft ist.

4. Befunde bleiben vage, weil niemand sie objektiv einordnet

Eine Auswertung, die etwas bewirken soll, muss auch unbequeme Ergebnisse benennen dürfen. Genau das passiert selten offen, wenn Beobachtete und Auswertende in derselben Hierarchie stehen – Befunde werden dann so allgemein formuliert, dass sie niemandem wehtun. HSEEP begegnet dem mit einer standardisierten, vierstufigen Bewertungsskala für jede Kernfähigkeit: von „ohne Einschränkungen erfüllt“ über „mit leichten“ und „mit erheblichen Einschränkungen erfüllt“ bis „nicht erfüllt“. Diese Skala macht Bewertung nachvollziehbar und entzieht ihr einen Teil der politischen Aufladung, weil sie an beobachtbaren Kriterien hängt statt an der Frage, wem ein Befund unangenehm sein könnte. Zusätzlich sieht HSEEP ein eigenes After-Action Meeting vor, in dem Verantwortliche den Berichtsentwurf gemeinsam prüfen und bestätigen, bevor er endgültig wird – Auswertung ist damit ein eigener, moderierter Schritt und keine Randnotiz der Nachbesprechung.

Eine Auswertung, die keine Konsequenz hat, ist keine Auswertung. Sie ist ein Archiv für gute Absichten.

Was dagegen hilft

Vier Stellschrauben, die sich direkt aus dem HSEEP-Ansatz übertragen lassen: Beobachtung und Maßnahme sauber trennen, statt sie im selben Satz zu vermischen. Jede Maßnahme an eine Fähigkeit, eine Person und eine SMART-Frist binden. Ein laufendes Tracking führen, das Maßnahmen bis zur Erledigung begleitet statt sie einmalig zu notieren. Und eine klare, kriteriengestützte Bewertungsskala nutzen, die Befunde von Personen entkoppelt. Keine dieser Maßnahmen erfordert ein amerikanisches Behördenbudget – sie erfordert vor allem, die Auswertung als Anfang eines Prozesses zu behandeln und nicht als sein Ende.

Quellen

• FEMA: Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP)
• FEMA / Preparedness Toolkit: Improvement Planning – HSEEP Resources
• FEMA / Preparedness Toolkit: Corrective Actions (HSEEP)
• FEMA: Homeland Security Exercise and Evaluation Program Doctrine (Januar 2020)

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