Rechtliches

Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Jan Krebs
Usinger Straße 20
61273 Wehrheim
E-Mail: jan.krebs@uebcon.org

Das Wichtigste in Kürze

Website: keine Cookies, keine Werbung, kein Tracking über mehrere Websites. Eine selbst betriebene Statistik zählt nur Aufrufe und Klicks: Sie speichert keine IP-Adressen und legt nichts in deinem Browser ab.
ÜbCon One (Anwendung): nur mit Konto oder – im Digitalen Stabsraum, in Resilia und im Stab-Einsatz – mit Code. Die Inhalte gehören der Organisation, die ÜbCon One einsetzt; ich verarbeite sie in ihrem Auftrag.
Teilnahme mit Code ohne Konto: nur nach deiner Bestätigung bzw. Einwilligung per Klick (die Eintrittsseite nennt die verantwortliche Organisation); eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Ausnahme Stab-Einsatz: Die Aufzeichnung einer echten Lage lässt sich nicht nachträglich ändern (siehe dort).
Dienstleister in den USA: Cloudflare (Hosting) und Resend (E-Mail-Versand), abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework und/oder EU-Standardvertragsklauseln.
Deine Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Beschwerde) stehen am Ende.

Diese Website

Hosting (Cloudflare) und Schriften

Die Website wird über Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) bereitgestellt. Cloudflare verarbeitet technisch notwendige Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Inhalte), um die Seiten auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb). Die Schriften (Cabinet Grotesk, Satoshi) liegen auf diesem Server; es gibt keine Verbindung zu externen Schriftanbietern.

Anonyme Reichweitenmessung (selbst betrieben)

Ich erhebe eine anonyme Nutzungsstatistik auf meiner eigenen Infrastruktur (Cloudflare Workers und D1-Datenbank); es gehen keine Daten an Werbenetzwerke oder Analyseanbieter. Je Aufruf und Interaktion werden nur gespeichert: die aufgerufene Seite, bei Klicks auf bestimmte Links der Linktext, bei einer erfolgreichen Kontaktformular-Absendung der Hinweis darauf (nicht der Inhalt), die grobe Geräteart (mobil/Desktop), bei externen Verweisen die Domain der verweisenden Seite sowie Datum und Uhrzeit. Nicht gespeichert werden IP-Adressen, vollständige User-Agent-Zeichenketten oder andere geräte- oder personenbezogene Kennungen; es werden keine Profile über mehrere Besuche gebildet.

Dafür wird nichts in deinem Browser gespeichert (kein Cookie, kein sessionStorage, keine Kennung); ein Besuch lässt sich deshalb nicht mit weiteren Aufrufen verknüpfen. Die Geräteart bestimmt der Server aus der Anfrage, ohne die Kennung deines Browsers zu speichern; deine Seite teilt ihm außer der Seite, dem Klick und der Herkunftsdomain nichts mit. Bis zur Umstellung im Oktober 2026 wurde zusätzlich eine zufällige Sitzungskennung im sessionStorage des Tabs abgelegt; sie wird nicht mehr erzeugt, und die Einträge damit laufen mit der Löschfrist aus. Rechtsgrundlage ist mein berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); dem kannst du widersprechen (siehe „Widerspruchsrecht“). Du kannst auch JavaScript für diese Seite deaktivieren; dann findet keine Messung statt. Die Daten werden nur aggregiert ausgewertet und nach spätestens 14 Monaten automatisch gelöscht.

Speicherung im Browser (Darstellung und Sprache)

Deine Wahl zwischen hellem und dunklem Design liegt im sessionStorage deines Browsers und wird mit dem Schließen des Tabs gelöscht. Deine Sprachwahl liegt im localStorage unter dem Schlüssel ubo-lang (nur der Sprachcode, wird nicht an mich übertragen, bleibt bis zum Löschen der Website-Daten); das Beobachtungsmodul nutzt denselben Wert. Beides ist für die von dir gewählte Darstellung technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), eine Einwilligung ist nicht nötig. Die Übersetzungen werden von dieser Website geladen (keine Übersetzungsdienste Dritter), sind maschinell erstellt und nicht geprüft; verbindlich ist der deutsche Text.

Kontakt per E-Mail und Kontaktformular

Wenn du mir schreibst, verarbeite ich deine Angaben (beim Formular Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Beantwortung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO) und lösche sie, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Das Formular wird über meine eigene Infrastruktur entgegengenommen und per E-Mail über Resend (siehe „Dienstleister“) zugestellt. Zum Schutz vor Spam wird jede Anfrage technisch auf Bot-Muster geprüft (z. B. viele Links, ein für Menschen unsichtbares Feld); als automatisiert erkannte Nachrichten werden nicht zugestellt, der Absender sieht dennoch eine normale Erfolgsmeldung (berechtigtes Interesse an einem missbrauchsfreien Kontaktweg, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst mir auch direkt per E-Mail schreiben.

Mediathek: Zugang per E-Mail-Code

Für nicht öffentliche Inhalte der Mediathek gibst du deine E-Mail-Adresse ein; ich sende einen einmaligen, 10 Minuten gültigen Code (Versand über Resend). Der Code wird nur als Hashwert gespeichert, die Sitzung verfällt nach kurzer Zeit; der Zugangsnachweis nach der Code-Eingabe liegt dafür nur im sessionStorage des Tabs und verschwindet mit dem Schließen (technisch erforderlich, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Adresse dient ausschließlich der Zustellung des Codes, nicht für Newsletter oder Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Schutz vor Missbrauch

Bei Kontaktformular, Mediathek-Code und – in ÜbCon One – Anmeldung, Registrierung, Passwort-Zurücksetzen, Support, Code-Eintritt sowie dem Öffnen von Berichts- und Aufgabenlinks zähle ich Anfragen je IP-Adresse in kurzen Zeitfenstern, um Massenanfragen zu blockieren. Die IP-Adresse dient nur als Zähler (Cloudflare KV bzw. Datenbank auf meiner Infrastruktur), wird spätestens nach einer Stunde bzw. am nächsten Tag gelöscht und nicht mit anderen Daten verknüpft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

ÜbCon One – Planung, Beobachtung, Auswertung, Stab und Resilia (uebcon.org/UebConOne/WebApp)

ÜbCon One ist die Plattform von ÜbCon für digitale Werkzeuge im Übungswesen: die Module Planung, Beobachtung und Auswertung sowie – für Organisationen, die sie gebucht haben – Stab (Übungsumgebung „Digitaler Stabsraum“ und Einsatzumgebung „Stab-Einsatz“) und Resilia (Planspiel). Die Nutzung ist nach Registrierung und Freischaltung möglich; im Digitalen Stabsraum, in Resilia und im Stab-Einsatz nehmen Teilnehmer auch mit einem Code ohne Konto teil. Dieser Abschnitt gilt zusätzlich zu den übrigen; die Vorstellungsseite und der Anmeldebildschirm verarbeiten nur die oben beschriebenen technischen Daten.

Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung

Für Registrierung, Benutzerkonto, Anmeldung, Sicherheit des Betriebs und Support bin ich Verantwortlicher. Für die Inhalte, die in einer Umgebung erfasst werden (Beobachtungen, Fotos, Videos, Berichte, Lessons Learned, Verantwortliche, Inhalte von Stabsraum, Resilia und Stab-Einsatz), ist die Organisation verantwortlich, die ÜbCon One einsetzt; ich verarbeite sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Wende dich bei Fragen zu Inhalten deshalb zuerst an die Administration deiner Organisation. Nutzt du das Modul ohne Organisation, bin ich auch für die Inhalte verantwortlich.

Organisationen können den Vertrag hier herunterladen; nur ihre Angaben (Name, Anschrift, Ansprechperson) sind einzutragen, Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter und Fristen sind enthalten. Unterschrieben bitte an jan.krebs@uebcon.org senden.

Registrierung, Benutzerkonto und Anmeldung

Bei der Registrierungsanfrage verarbeite ich Vorname, Name, E-Mail-Adresse, optional die Organisation, Fassung und Zeitpunkt deiner bestätigten Hinweise (Datenschutz, Beobachter-ID, Nutzungsbedingungen) und einen Hash deiner IP-Adresse. Nach der Freischaltung kommen ein Passwort (nur als Hashwert), die Rolle, die zugewiesenen Module und Anmeldedaten hinzu. Die Anmeldung erfolgt mit Passwort und einem 6-stelligen Code per E-Mail (nur als Hashwert gespeichert, 10 Minuten gültig) oder – optional – mit einem Passkey; dafür speichere ich Kennung, öffentlichen Schlüssel, Zähler, den von dir vergebenen Namen und Zeitpunkte, nie biometrische Daten oder den privaten Schlüssel. Zur Sitzung werden ein Zufallswert (Hashwert), ein Hash deiner IP-Adresse und der User-Agent gespeichert; die Sitzung endet nach 2 Stunden ohne Aktivität, spätestens nach 48 Stunden. Der IP-Hash wird mit einem geheimen Schlüssel gebildet, den nur der Betrieb kennt; ich behandle ihn dennoch als personenbezogenes Datum. Ältere Einträge aus der Zeit vor Einführung des Schlüssels (Oktober 2026) laufen nach den Fristen unten aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Nutzung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f (sicherer Betrieb, Nachweis der bestätigten Hinweise). Ohne diese Angaben kann kein Konto eingerichtet werden.

Inhalte der Übungen: Beobachtung, Planung, Auswertung

Beobachtung: Gespeichert wird, was du erfasst: Beobachtungstexte, Uhrzeiten, Bewertungen, Themenfelder, markierte Orte, Fotos, Videos, Berichtstexte, Szenarien und Empfehlungen. Fotos werden vor dem Hochladen im Browser verkleinert (eingebettete Metadaten gehen dabei verloren); Videos werden unverändert gespeichert und können Metadaten enthalten. Zu jeder Beobachtung wird ein Verlauf geführt (Anlegen, Ändern, Löschen, ohne Fotos und Videos); gelöschte Beobachtungen bleiben 90 Tage im Papierkorb. Je Übung gibt es ein Änderungsprotokoll (wer hat wann was geändert, mit gekürzten Textstellen); es erscheint nur im Bericht, wenn du es anhängst. Jeder Export einer Übung wird vermerkt. Die Administration der Organisation kann die Beiträge freigegebener Übungen zusammengeführt unter der jeweiligen Beobachter-ID einsehen; jeder Abruf wird protokolliert.

Planung: Übungsart, Rahmenszenario, beteiligte Sektoren, Planungsnotizen, Betreiber und Ansprechpartner (Freitext), Drehbuch mit Einspielungen (u. a. erwartete Maßnahmen, Material, Hinweise für die Regie) und Anhänge (Cloudflare R2, nur für Berechtigte). Material, Hinweise für die Regie, Planungsnotizen und Ansprechpartner gehen weder an Beobachter noch in Berichte.

Auswertung: Die Sofortauswertung speichert Bereich, Text und wer sie angelegt hat. Das Teilnehmerfeedback läuft über einen Link ohne Konto; gespeichert werden nur Antworten, optionale Freitexte, die Gruppe und der Tag der Abgabe (keine IP-Adresse, kein Name); der Link ist nur als Hashwert gespeichert und widerrufbar; die Auswertung erscheint erst ab drei Antworten je Gruppe.

Zweck ist die Durchführung und Auswertung der Übung. Soweit ich verantwortlich bin, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Inhalte legt die verantwortliche Organisation die Rechtsgrundlage fest (je nach Träger z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. b, e oder f DSGVO oder Landesrecht; für Beschäftigte gelten die dafür maßgeblichen Vorschriften); ich verarbeite sie nur nach ihren Weisungen. Wichtig: Fotos und Videos können erkennbare Personen zeigen; erfasse nur Personen, bei denen du dazu berechtigt bist, und keine echten Gesundheitsdaten oder Daten Minderjähriger, außer die Organisation hat das geregelt. Trage in Freitexte, Anhänge und Zahlen zu Darstellern keine Namen oder echten Gesundheitsdaten ein. Die Organisation muss ihre Pflichten gegenüber den Beteiligten selbst erfüllen (z. B. Information, ggf. Personalvertretung).

Beobachter-ID und Gastzugang

Gibt die Administration eine Übung frei, erhält jede Person eine eigene Kopie und eine zufällige Beobachter-ID (B-XXXXXX). Die ID ist ein Pseudonym, keine Anonymisierung: Die Administration deiner Organisation und die Systemadministration (ich) können die Person hinter einer ID erkennen; jede Auflösung wird protokolliert. Darauf wirst du bei der Registrierung hingewiesen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Eine Übungsleitung kann einen zeitlich begrenzten Link (auch als QR-Code) für Beobachter ohne Konto erzeugen. Der Gast erhält nach Bestätigung der Hinweise ein Gastkonto ohne Passwort und ohne E-Mail-Adresse und eine anonyme Beobachter-ID. Gespeichert werden seine Beobachtungen, die Bezeichnung des Links, Zeitpunkte und ein gekürzter, mit geheimem Schlüssel gebildeter Hash der IP-Adresse; der Link selbst nur als Hash. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung vor dem Beitritt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Übungsleitung kann den Zugang jederzeit widerrufen; die Beiträge bleiben Teil der Übung.

Digitaler Stabsraum (Eintritt mit Übungscode)

Im Stabsraum übt ein Krisenstab mit Meldungen, die die Übungsleitung aus ihrem Drehbuch einspielt. Teilnehmer brauchen kein Konto: Sie melden sich mit dem Übungscode, einem Namen und ihrer Funktion im Stab an; ein Rufname oder Kürzel genügt. Der Code gilt höchstens 30 Tage (die Übungsleitung legt das Ende fest); danach sind keine Anmeldung und keine Sitzung mehr möglich. Eine Sitzung endet spätestens nach 24 Stunden oder wenn die Übungsleitung die Person abmeldet.

Gespeichert werden Name und Funktion, Zeitpunkte von Anmeldung und letzter Aktivität, ein Zufallswert der Sitzung (nur als Hashwert), Fassung und Zeitpunkt deiner Einwilligung sowie alles, was im Stabsraum entsteht: Nachrichten auf dem Vordruck (u. a. Absender, Funktion, Anschrift, Inhalt, Zeitpunkte, Sichtung, Verteiler), Vorgänge mit Status und Ergebnis, Vermerke, Einträge im Einsatztagebuch der Übung (nachträglich nicht änderbar), Lagekarte (Orte, Bemerkungen, Taktische Zeichen, Linien, Flächen) samt Änderungsverlauf, Lagezentrum, Themen und Protokolle der Lagebesprechung, Fristen, Entscheidungen, hochgeladene Dokumente, ein Schichtplan (Funktion, Zeitraum, geplante Person, Anmerkung; das Tagebuch nennt dazu keine Namen) und Schichtübergaben. Bei vielen Einträgen werden Name, Funktion und Handzeichen der handelnden Person festgehalten. „Meine Zeichen“ (Name und Aufbau selbst zusammengestellter Zeichen) stehen allen Stabsräumen und Übungsleitungen derselben Organisation zur Verfügung, bis sie jemand löscht; trage dort keine Namen echter Personen ein.

Sichtbar sind diese Inhalte sowie Namen und Funktionen der Angemeldeten für alle Teilnehmer derselben Übung und die Übungsleitung. Die Übungsleitung sieht zusätzlich die letzte Aktivität, kann das Tagebuch herunterladen und die Bearbeitung auswerten (z. B. Zeit bis zur Sichtung). Anlagen sehen Teilnehmer nur, wenn die Übungsleitung sie einer Nachricht mitgegeben hat; Material und Hinweise für die Regie sehen sie nie.

Optional: Der Stabsraum kann per Code mit Stabsräumen anderer Übungen verbunden werden (nie mit einem Stab-Einsatz); der Verbund speichert seinen Namen, den Code (24 Stunden), Beschriftungen (Organisation, Übung, Funktion – nie Personennamen), Bestätigungen und ein Verbindungsprotokoll ohne Inhalte; eine gesendete Nachricht samt Dokumenten steht danach auch beim Empfänger. Erlaubst du Benachrichtigungen im Browser, speichert das System die Adresse deines Geräts beim Push-Dienst deines Browsers bzw. Betriebssystems samt Schlüsseln; Meldungen enthalten nur kurze Texte. Die Geräte werden beim Abmelden, bei „Angaben löschen“ und mit dem Stabsraum gelöscht.

Zweck und Rechtsgrundlage: Durchführung und Auswertung der Stabsübung; Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du vor dem Eintritt per Klick erteilst. Ohne Einwilligung ist der Eintritt mit Code nicht möglich; sie ist freiwillig. Verantwortlich für die Inhalte ist die Organisation, die die Übung durchführt; ihren Namen zeigt die Eintrittsseite an. Bitte trage keine echten Gesundheitsdaten oder Daten Unbeteiligter ein.

Widerruf und „Angaben löschen“: Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), am einfachsten mit „Angaben löschen“ oben im Stabsraum; auf deine Bitte kann das auch die Übungsleitung tun. Dein Name und deine Funktion werden dann überall, wo das System sie eingetragen hat, durch „Gelöschte Person“ ersetzt, Absender und Handzeichen auf deinen Vordrucken entfernt und deine Sitzung beendet. Inhalte, die du selbst geschrieben hast, bleiben ohne Namen und Funktion Teil der Übungsdokumentation, ebenso das Sachgebiet, an das Nachrichten und Vorgänge gerichtet waren; erwähnst du dich dort namentlich, kannst du die Löschung bei der Übungsleitung verlangen, die auch den ganzen Stabsraum löschen kann. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Speicherdauer: solange die Übung besteht, bis die Übungsleitung den Stabsraum oder die Übung löscht (mit dem Stabsraum auch die hochgeladenen Dokumente).

Resilia – Planspiel mit der Ressourcentafel (uebcon.org/UebConOne/WebApp/Resilia)

Spielleitung (mit Konto): Gespeichert werden die angelegten Spielsitzungen (Name, Datum, Szenario, Spielstand mit Protokoll), eigene Szenarien und ein Ablauf mit Zeitpunkt und handelnder Person. Sie sind nur für die Person sichtbar, die sie angelegt hat. Anlegen, Löschen, Zurücksetzen und das Öffnen der Teilnahme stehen im Protokoll der Administration. Es gelten die Angaben zum Benutzerkonto.

Teilnehmer mit Code (ohne Konto): Gespeichert werden der angegebene Name (ein Rufname oder Kürzel genügt) und die gewählte Rolle, Zeitpunkte von Eintritt und letzter Aktivität, ein Zufallswert der Sitzung (nur als Hashwert), Fassung und Zeitpunkt deiner Einwilligung sowie deine Aktionen im Spiel (Punkte heften und lösen) mit Zeitpunkt. Name, Rolle, letzte Aktivität und Ablauf sieht nur die Spielleitung; andere Teilnehmer sehen deinen Namen nicht. Eine Sitzung endet mit Ablauf oder Beenden des Codes, spätestens nach 24 Stunden. Zweck ist die Durchführung und Auswertung der Spielsitzung; verantwortlich ist die Organisation, die das Planspiel durchführt (ihren Namen zeigt die Teilnahmeseite an). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du vor dem Eintritt per Klick erteilst; ohne sie ist die Teilnahme mit Code nicht möglich, sie ist freiwillig.

Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, am einfachsten mit „Angaben löschen“ oben auf der Teilnahmeseite oder auf deine Bitte durch die Spielleitung. Dein Name und deine Rolle im Ablauf werden dann durch „Gelöschte Person“ ersetzt und deine Teilnahme wird beendet; deine Spielzüge bleiben ohne Namen im Spielstand. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Speicherdauer: bis die Spielleitung die Spielsitzung löscht; mit ihr werden Teilnehmer und Ablauf gelöscht.

Stab-Einsatz (uebcon.org/UebConOne/WebApp/Stab-Einsatz)

Wichtig vorab: Im Stab-Einsatz führt ein Stab eine echte Lage (immer Echtbetrieb; zum Üben gibt es den Digitalen Stabsraum). Alles, was du dort einträgst, wird Teil einer nur anhängenden, verketteten Aufzeichnung: Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern oder einzeln löschen; Berichtigungen sind neue Einträge, das Original bleibt sichtbar. Beim Abschluss wird die Aufzeichnung versiegelt und erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist mit dem ganzen Einsatz gelöscht. Auch dein Name, deine Funktion und deine Eintragungen gehören dazu.

Verantwortlichkeit: Für die Daten eines Einsatzes ist die Organisation verantwortlich, die ihn führt; ich verarbeite sie in ihrem Auftrag. Sie legt fest, welche Daten erfasst werden dürfen, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange, und informiert die Mitglieder ihres Stabes. Das Modul kann sensible Daten Betroffener aufnehmen (z. B. Namen von Verletzten oder Vermissten, Angaben zur Gesundheit, Adressen); erfasse nur, was zur Führung der Lage nötig ist. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung als Vorlage für die Organisationen liegt vor und wird auf Anfrage bereitgestellt; sie ersetzt keine eigene Prüfung der Organisation. E-Mails aus dem Einsatz sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt und laufen über Dienstleister in den USA; sende darin keine Gesundheitsdaten Betroffener.

Gespeichert werden Einsatznummer, Stichwort, Ort, Alarmzeit, die Mitglieder des Stabes (Name, Funktion, Rolle) und alle Eintragungen (Nachrichten, Vorgänge, Vermerke, Lagebesprechungen, Entscheidungen, Lagekarte, Lagezentrum, Schichtübergaben und -planung, Fristen, Dokumente, E-Mails), jeweils mit Serverzeit und handelnder Person. Dazu führt das System ein Zugriffsprotokoll (wer hat wann geöffnet, geprüft, exportiert; ohne Inhalte) und schreibt selbst automatische Einträge in das Tagebuch: stündlich das Wetter (Deutscher Wetterdienst), bei Nähe die Messwerte eines Pegels (PEGELONLINE) und Warnungen von NINA und Deutschem Wetterdienst für das Einsatzgebiet; dafür gehen nur Koordinaten bzw. der Gemeindeschlüssel des Einsatzes an diese Dienste, keine Personendaten. Die Verkettung zeigt Änderungen im System; sie schützt nicht gegen den Zugriff der Betreiber auf die Datenbank.

Zugang: Mitglieder mit Konto melden sich mit zweitem Faktor an; die Administration der Organisation sieht Einsätze nur, wenn sie selbst Mitglied ist. Personen ohne Konto treten mit einem Einsatzcode bei (von der Leitung erzeugt, höchstens 7 Tage gültig) und werden von der Leitung freigegeben, bevor sie etwas sehen. Dafür wird das Sitzungs-Cookie ubo_ops gesetzt (HttpOnly, nur für diesen Bereich, höchstens 24 Stunden und nur solange der Code gilt). Gespeichert werden Name, Funktion, Zeitpunkte, ein Zufallswert der Sitzung (Hashwert) sowie Fassung und Zeitpunkt deiner Bestätigung, die ich vor dem Beitritt per Klick einhole. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Einsatz legt die verantwortliche Organisation fest (ihren Namen zeigt die Beitrittsseite an); Fragen dazu richtest du an sie.

Aufbewahrung und Rechte: Die Leitung legt je Einsatz eine Frist fest (1, 2, 5, 10 oder 30 Jahre ab Abschluss; Voreinstellung 10 Jahre); danach wird der gesamte Einsatz einschließlich Zugriffsprotokoll und Dokumenten automatisch gelöscht und ohne Inhalte im Protokoll der Organisation vermerkt. Bis dahin kann die Organisation den Einsatz nicht löschen (die Datenbank erzwingt das). Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangst du bei der Organisation, die den Einsatz führt. Eine Löschung einzelner Angaben vor Fristende ist technisch nicht vorgesehen und kann deshalb ausgeschlossen oder eingeschränkt sein (z. B. Art. 17 Abs. 3 DSGVO, soweit die Organisation die Aufzeichnung aufbewahren muss oder für Rechtsansprüche braucht); ein „Angaben löschen“ wie im Digitalen Stabsraum gibt es hier nicht.

E-Mail, Verbund, Benachrichtigungen: Wenn die Leitung den Versand freigibt, können Mitglieder E-Mails an Kontakte des Telefonbuchs der Organisation (Name, Organisation, Funktion, Telefonnummern, E-Mail-Adressen; gepflegt von der Administration; alle Mitglieder eines Einsatzes können darin suchen) oder an frei eingegebene Adressen senden (Absender stab.<Kennung>@uebcon.org, über Resend). Eingehende Mails an Funktionsadressen erscheinen, sofern der Empfang eingerichtet ist (Cloudflare Email Routing), bei der Sichtung. Gespeichert werden Adressen, Name, Betreff, Text, Zeitpunkt und Ergebnis der Absenderprüfung; Anhänge werden nicht gespeichert. Der Einsatz kann per Code, nach Bestätigung aller Teilnehmer, mit anderen Einsätzen – auch anderer Organisationen – verbunden werden (nie mit einer Übung); gespeichert werden Verbundname, Code (24 Stunden), Beschriftungen (nie Personennamen) und ein Verbindungsprotokoll ohne Inhalte; gesendete Nachrichten und Anlagen werden als Eingang beim Empfänger und als Ausgang beim Absender in die jeweilige unveränderliche Aufzeichnung geschrieben. Erlaubst du Benachrichtigungen, gilt das Gleiche wie im Stabsraum; die Geräte werden beim Ausscheiden und mit dem Einsatz gelöscht.

Nachbereitung: Mitglieder mit Konto und Schreibrecht können Erkenntnisse aus einem Einsatz – auch nach dem Abschluss – im Lessons-Learned-Register der Organisation festhalten (nur mit dem Modul Auswertung, siehe „Lessons Learned“); es wird nichts automatisch übernommen. Die Leitung kann einen abgeschlossenen Einsatz archivieren; das ordnet nur die Arbeitsansicht, Aufzeichnung, Siegel und Aufbewahrungsfrist ändern sich nicht.

Chat zwischen Personen mit Konto

Personen mit Konto können sich kurze Nachrichten schreiben. Gespeichert werden Text, Absender, Empfänger und die Zeitpunkte des Sendens und Lesens. Nur Absender und Empfänger sehen eine Unterhaltung in der Anwendung; Administration und Übungsleitung haben keinen Zugriff, die Betreiber können die Datenbank technisch einsehen. Der Chat ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt und nicht Teil von Einsatztagebuch, Bericht, Nachweis oder der Aufzeichnung eines Einsatzes (fester Hinweis im Chat: keine einsatzrelevanten Daten). Die Organisation stellt ein, ob es den Chat gibt und nach wie vielen Tagen Nachrichten automatisch gelöscht werden (1, 7, 30, 90 oder 365; Voreinstellung 30). Jede Person kann eine Unterhaltung ausblenden; sind beide Seiten ausgeblendet, wird sie gelöscht. Beobachter bleiben gegenüber der Übungsleitung anonym. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. die von der verantwortlichen Organisation für die interne Verständigung festgelegte Grundlage.

Lessons Learned und Verantwortliche

Lessons Learned gibt es nur mit dem Modul Auswertung, in einem Register je Organisation (Erkenntnisse aus Übungen, Stab-Einsätzen, Stab-Übungen und Dienstbetrieb). Ohne dieses Modul werden keine Erkenntnisse erfasst. Gespeichert werden Thema, Text, Quelle (z. B. Einsatznummer, Stichwort und Datum), Frist, Stand, Verlauf und der Verfasser; bei Einträgen ohne Übung erkennt nur die Administration den Verfasser. Bitte keine Namen von Personen eintragen. Einträge aus einem Einsatz bleiben bestehen, wenn der Einsatz nach Ablauf der Frist gelöscht wird, bis sie gelöscht werden. Stab-Einsätze stehen nur Mitgliedern mit Schreibrecht zur Auswahl; der Inhalt eines Einsatzes bleibt Nichtmitgliedern verborgen.

Verantwortliche können mit Name und E-Mail-Adresse eingetragen werden; sie brauchen kein Konto. Die Daten stammen von der Person, die den Eintrag angelegt hat. Verantwortliche erhalten eine E-Mail mit persönlichem Link, einen Bestätigungscode und automatische Erinnerungen (4 Wochen vor der Frist, am Fälligkeitstag, danach alle 2 Wochen, solange die Aufgabe offen ist). Sie können freiwillig bis zu 5 Dateien (je höchstens 10 MB) als Nachweis anhängen (Cloudflare R2; nur für sie und die Übungsleitung sichtbar, nicht im Bericht, aber im Datenexport); bitte keine Gesundheitsdaten oder Daten Dritter. Im Verlauf erscheinen nur Rolle und – bei der verantwortlichen Person – ihr Name. Meldet sie über den Link einen Stand oder eine Anmerkung zurück, erhält die Übungsleitung eine E-Mail. Die Daten werden mit der Übung gelöscht; Einträge ohne Übungsbezug löscht die anlegende Person oder die Organisation (spätestens mit Löschung der Organisation). Die verantwortliche Organisation verarbeitet sie zur Nachverfolgung von Maßnahmen und legt die Rechtsgrundlage fest (z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei Behörden Art. 6 Abs. 1 lit. e); jede dieser E-Mails verweist auf diese Erklärung. Du kannst widersprechen (siehe „Widerspruchsrecht“).

Berichte, Support, Spracheingabe, Karten

Berichte per E-Mail-Link: Der Link ist 30 Tage gültig und widerrufbar; wer ihn hat, kann den Bericht lesen. Die Empfängeradresse geht zum Versand an Resend.

Support-Formular: Gespeichert und an mich weitergeleitet werden Nachricht, Kategorie, bei angemeldeter Nutzung Name und E-Mail-Adresse (sonst deine Angaben), die aufgerufene Seite und der User-Agent, zur Bearbeitung und Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO); Löschung nach 12 Monaten. Bitte keine Inhalte aus Übungen mit Personenbezug.

Spracheingabe: freiwillig, startet nur bei Druck auf die Mikrofon-Taste und erteilter Freigabe. Die Umwandlung in Text übernimmt dein Browser bzw. dessen Anbieter (z. B. Google oder Apple) nach deren Bedingungen, möglicherweise in Drittländern; Audiodaten laufen nicht über meine Server, ich speichere nur den Text. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung durch die Taste (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), widerrufbar durch Nichtnutzung bzw. Entzug der Freigabe.

Wetter, Pegel, Warnungen, Karten: Mein Server – nicht dein Browser – ruft Daten bei PEGELONLINE, dem Deutschen Wetterdienst, NINA (BBK), OpenStreetMap, dem Bundesamt für Kartographie und Geodäsie (Hintergrundkarte TopPlus Open) und für die Auflösung einer Postleitzahl bei der OpenPLZ API ab. Übermittelt werden nur Koordinaten, Gemeinde- bzw. Kreisschlüssel, Postleitzahl oder Kartenkacheln, keine Daten über dich; deine IP-Adresse wird nicht weitergegeben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Aus dem angesehenen Kartenausschnitt kann sich der Ort der Übung ergeben.

Cookies und lokaler Speicher

ÜbCon One setzt nur technisch notwendige Cookies: ubo_session (Sitzung, HttpOnly, höchstens 48 Stunden, nach 2 Stunden ohne Aktivität beendet), ubo_task (Zugang zu einer Aufgabe, 8 Stunden) und für Teilnehmer ohne Konto ubo_stab (Digitaler Stabsraum), ubo_ops (Stab-Einsatz) und ubo_resilia (Resilia) – jeweils HttpOnly, nur für den eigenen Bereich, höchstens 24 Stunden und nur solange der Code gilt. Zusätzlich speichert dein Browser lokal (localStorage, IndexedDB): Darstellung, Sprache (zusätzlich in deinem Konto, damit E-Mails in dieser Sprache ankommen), zuletzt geöffnete Übung, gesehene Rundgänge, Einstellungen wie Töne, Nachtmodus und Kartenwahl, einen Zwischenspeicher abgerufener Daten, Entwürfe und – wenn du ohne Netz erfasst – noch nicht gesendete Einträge samt Fotos und Videos (bei Browsern mit Hintergrund-Synchronisierung werden sie nach Rückkehr des Netzes auch bei geschlossener Seite gesendet). Ein Service Worker speichert die Programmdateien zwischen. Diese Daten verlassen den Browser nur beim Senden an das Modul; der Zwischenspeicher wird beim Abmelden gelöscht, Entwürfe und ungesendete Einträge bleiben bewusst erhalten, bis sie gesendet oder verworfen werden oder du die Website-Daten löschst. Das alles ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich; eine Einwilligung ist nicht nötig. Melde dich auf gemeinsam genutzten Geräten ab und lösche die Website-Daten.

Dienstleister, Drittländer und Empfänger

Cloudflare, Inc. (USA) betreibt Website und Anwendung (Workers, Datenbank D1, Objektspeicher R2, E-Mail-Weiterleitung). Die Datenbank wird mit dem Standorthinweis Westeuropa angelegt, der Objektspeicher für Videos ohne Regionsbeschränkung; Cloudflare kann Daten auch in anderen Ländern verarbeiten. Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) versendet E-Mails (Kontaktformular, Zugangscodes, Einladungen, Passwort-Links, Benachrichtigungen, Aufgaben- und Erinnerungs-E-Mails, Berichte, E-Mails aus dem Einsatz); dort werden Empfängeradresse und Inhalt verarbeitet. Beide verarbeiten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Übermittlung in die USA stützt sich bei Cloudflare auf die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln, bei Resend laut dessen Auftragsverarbeitungsvertrag auf die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework und ebenfalls auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO). Die Gültigkeit des Data Privacy Framework ist gerichtlich angegriffen (Berufung vor dem Europäischen Gerichtshof anhängig); fiele es weg, gelten die Standardvertragsklauseln fort. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhältst du auf Anfrage per E-Mail. Push-Dienste der Browser- bzw. Betriebssystem-Anbieter und die Anbieter der Spracheingabe sind eigene Empfänger nach deren Bedingungen (siehe oben).

Weitere Empfänger sind innerhalb deiner Organisation deren Administration (siehe „Beobachter-ID“), im Digitalen Stabsraum die übrigen Teilnehmer derselben Übung und die Übungsleitung, in Resilia die Spielleitung, im Stab-Einsatz die Mitglieder des Einsatzes (und bei einem Verbund die verbundenen Einsätze) sowie – bei Aufruf eines Berichts- oder Aufgabenlinks – die Person, die den Link erhält.

Protokolle

Wichtige Vorgänge in der Administration (z. B. Freigaben, Rollenänderungen, Auflösung einer Beobachter-ID, Einsicht in Berichte freigegebener Beiträge) werden mit Zeitpunkt, handelnder Person und IP-Hash protokolliert und nach 24 Monaten gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Sicherheit, Nachvollziehbarkeit).

Speicherdauer

Übungen, Beobachtungen, Medien, Berichte, Empfehlungen, Planungsdaten, Drehbuch, Anhänge, Sofortauswertung, Teilnehmerfeedback, Bewertungen: bis zur Löschung durch die Eigentümerin bzw. den Eigentümer oder die Organisation, spätestens mit Löschung der Organisation; sie gehören zur Übung und werden mit ihr gelöscht (Anhänge auch mit der Einspielung).
Benutzerkonto: bis zur Löschung durch die Administration oder auf Wunsch. Abgelehnte Registrierungsanfragen: 90 Tage.
Sitzungen, Anmelde- und Zugangscodes, Passwort-Links: bis zum Ablauf (Minuten bis 48 Stunden). Berichts-Links: 30 Tage.
Support-Meldungen: 12 Monate. Protokoll der Administration: 24 Monate. Quittierungen von Warnmeldungen: 6 Monate. Gelöschte Beobachtungen (Papierkorb samt Verlauf): 90 Tage, auf Wunsch sofort.
Änderungsprotokoll einer Übung: so lange wie die Übung; Textstellen einer gelöschten Beobachtung werden mit deren endgültiger Löschung entfernt.
Digitaler Stabsraum: so lange wie die Übung bzw. bis die Übungsleitung den Stabsraum löscht; „Meine Zeichen“: bis jemand aus der Organisation sie löscht oder die Organisation gelöscht wird (Zeichen aus einem gelöschten Stabsraum bleiben erhalten).
Resilia: bis die Spielleitung die Spielsitzung bzw. das Szenario löscht.
Stab-Einsatz: Aufbewahrungsfrist der Leitung (1, 2, 5, 10 oder 30 Jahre ab Abschluss), danach Löschung des ganzen Einsatzes.
Wird eine Organisation gelöscht, werden alle ihre Daten einschließlich Videos und Anhängen entfernt.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Mit der Löschung können Sicherungs- und Zwischenspeicher bei den Dienstleistern noch kurzzeitig fortbestehen.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragung kannst du bei mir (siehe oben) oder, soweit die Organisation verantwortlich ist, bei der Administration deiner Organisation verlangen; eine Auskunft über die Auflösung einer Beobachter-ID erhältst du dort ebenfalls.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Du kannst der Verarbeitung deiner Daten jederzeit widersprechen, soweit sie auf einem berechtigten Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder der Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe dient (lit. e) – bei mir etwa die Reichweitenmessung, Sicherheitsprotokolle oder Erinnerungen an Verantwortliche –, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Schreib mir dazu eine E-Mail; soweit eine Organisation verantwortlich ist, richte den Widerspruch an sie. Ich verarbeite die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf von Einwilligungen: Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Für den Digitalen Stabsraum und Resilia geht das mit „Angaben löschen“, für den Stab-Einsatz gelten die dort genannten Einschränkungen.

Beschwerde: Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Bereitstellung und Entscheidungen: Die Bereitstellung der Registrierungsdaten ist für die Nutzung von ÜbCon One erforderlich, die übrigen Angaben sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Stand: 20. Oktober 2026